随着市场经济的发展，企业对财务管理的重视程度日益提高。原始凭证作为企业财务活动的重要依据，其归档和保管责任显得尤为重要。本文将以上海公司为例，详细阐述其如何处理原始凭证的归档和保管责任，以期为其他企业提供参考。<

凭证分类与归档

1. 凭证分类：上海公司首先对原始凭证进行分类，包括但不限于发票、收据、合同、银行对账单等。这种分类有助于后续的归档和查询。

2. 归档流程：公司制定了一套详细的归档流程，包括凭证的收集、整理、编号、装订等环节。每个环节都有专人负责，确保凭证的完整性和准确性。

3. 归档时间：根据国家相关法律法规，上海公司规定凭证的归档时间为5年。超过5年的凭证，需按照规定进行销毁或转移。

凭证保管责任

1. 责任分配：公司明确了凭证保管的责任人，包括财务部门负责人、档案管理员等。他们负责凭证的日常保管工作。

2. 保管条件：为确保凭证的安全，公司为凭证设置了专门的保管室，配备防火、防盗、防潮等设施。

3. 查阅权限：公司规定，查阅凭证需经过相关负责人的批准，并做好查阅记录，以防止凭证的遗失或损坏。

凭证数字化管理

1. 数字化转换：为提高凭证管理的效率，上海公司对部分凭证进行了数字化转换，实现电子化归档。

2. 数据备份：公司定期对数字化凭证进行备份，确保数据的安全性和完整性。

3. 权限控制：数字化凭证的查阅和修改权限受到严格控制，防止数据泄露或篡改。

凭证销毁与转移

1. 销毁流程：公司制定了凭证销毁流程，包括凭证的鉴定、审批、销毁等环节。

2. 销毁方式：凭证销毁采用专业设备，确保销毁后的碎片无法恢复。

3. 转移规定：对于需要转移的凭证，公司按照相关规定进行包装、运输，确保凭证在转移过程中的安全。

凭证管理培训

1. 培训内容：公司定期对员工进行凭证管理培训，内容包括凭证的收集、整理、归档、保管等。

2. 培训方式：培训采用线上线下相结合的方式，提高员工的参与度和培训效果。

3. 考核机制：公司对培训效果进行考核，确保员工掌握凭证管理的基本知识和技能。

凭证管理信息化

1. 系统建设：公司投入资金建设凭证管理系统，实现凭证的电子化、自动化管理。

2. 数据共享：通过系统，各部门可以实时查阅凭证信息，提高工作效率。

3. 系统维护：公司定期对系统进行维护，确保系统的稳定运行。

上海公司在处理原始凭证的归档和保管责任方面，采取了多种措施，确保凭证的安全、完整和高效。这些措施不仅符合国家相关法律法规，也为公司的发展提供了有力保障。

上海加喜会计公司服务见解

上海加喜会计公司作为一家专业的会计服务机构，深知原始凭证归档和保管的重要性。我们建议企业在处理原始凭证时，应注重以下几个方面：

1. 建立健全的凭证管理制度：明确凭证的收集、整理、归档、保管等环节的责任人，确保凭证管理的规范性和有效性。

2. 加强员工培训：提高员工对凭证管理的认识和技能，降低凭证遗失、损坏等风险。

3. 运用信息化手段：通过数字化、自动化管理，提高凭证管理的效率。

上海加喜会计公司将继续致力于为企业提供优质的会计服务，助力企业实现可持续发展。