会计做账到底该怎么办？干了13年，我把压箱底的经验都掏给你

直接说重点：会计做账的核心就六个字——凭证、账簿、报表。把原始凭证收集齐，按借贷记账法编好记账凭证，平行登记到总账和明细账，月末对账结账，最后编出资产负债表和利润表。说起来简单，做起来全是坑。我在加喜财税干了13年，服务过上千家企业的兼职会计和会计外包业务，今天就把做账这件事从头到尾给您捋清楚。

很多老板问我："我自己记个流水不就行了吗？"说句实在话，流水是流水，会计是做账。你说这是不是两码事？

一、先搞明白复式记账是怎么回事

复式记账，大白话讲就是"一笔业务记两笔账"。你花5000块买了台电脑，不能只记"银行存款少了5000"，还得记"固定资产多了5000"。有借必有贷，借贷必相等——这就是借贷记账法的铁律。

我见过太多小企业的账，压根没按复式记账来，做成了一本"流水账"。银行进了一笔钱就记收入，出了一笔钱就记费用。结果到了年底一盘，利润对不上，往来款一团乱麻。你说这是不是坑？

为什么复式记账这么重要？因为它能保证账目的平衡。每一笔经济业务都涉及至少两个会计科目，资金从哪来、到哪去，清清楚楚。单式记账做不到这一点。你想想看，如果只记一个方向，那资金的全貌你怎么掌握？

做账的第一步不是打开财务软件，而是先把原始凭证按业务类型分好类。销售收入、采购支出、银行流水、工资表、费用报销单——这些单据是记账的"原材料"，原材料不全，后面做出来的账就是豆腐渣工程。

二、会计科目设置，别照搬模板

会计科目就是给每笔业务贴标签。你说它是"管理费用"还是"销售费用"？是"应收账款"还是"其他应收款"？贴错了标签，报表就失真。

很多兼职会计图省事，直接套用软件里的默认科目表，一级科目照搬，二级科目一个不加。等到老板想看"今年业务招待费花了多少"，翻遍明细账都找不出来，因为全塞在"管理费用"一个大科目里了。

干了这么多年，我的建议是：会计科目要根据企业的业务特点来设置。比如做贸易的公司，"库存商品"下面最好按品类设二级科目；做服务的公司，"主营业务收入"下面按项目设明细。上海地区尤其要注意，因为上海税务和工商对账务规范的要求相对严格，科目设置不合理，后续做汇算清缴或者应对税务检查时特别被动。

我服务过一家上海地区的科技型公司，之前自己做的账，研发费用全混在管理费用里，结果申请研发费用加计扣除的时候拿不出明细，白白损失了几十万的税收优惠。后来我们接手，重新梳理科目体系，把研发支出单独归集，这才把该享受的政策用上了。

• 一级科目按《企业会计准则》或《小企业会计准则》设置，不能随意增减
• 二级、三级科目根据管理需要和税务要求细化
• 科目名称和编码一经确定，不要随意变更，保持前后期一致

三、凭证、账簿、报表，一个都不能马虎

这三样东西是做账的"三件套"。记账凭证是根据原始凭证编制的，账簿是根据凭证登记的，报表是根据账簿编制的。一环扣一环，哪一环出了问题，后面的全废。

先说记账凭证。借贷方向不能反，金额不能错，摘要要写清楚。我审过太多凭证，摘要就写一个"付款"，付什么款？付给谁？什么用途？啥都看不出来。这种凭证跟没写一样。

再说账簿。总账和明细账要平行登记——同一笔业务，既要在总账里记，也要在对应的明细账里记，金额相等、方向相同。很多小企业只记明细账不记总账，或者总账明细账对不上，这就是平行登记没做好。

还有日记账，主要是现金日记账和银行存款日记账。这两本账必须日清月结，每天下班前核对现金余额，每月末和银行对账单核对。上海地区很多企业的银行账户多，基本户、一般户、专户好几个，日记账不做清楚，月底对账能把你整崩溃。

报表编制是最后一步。资产负债表看的是某一时点的财务状况，利润表看的是某一期间的经营成果。两张表之间有勾稽关系，利润表里的净利润要体现在资产负债表的所有者权益里。对不上？那说明账有问题。

四、错账更正，三种方法要用对

做账做错了怎么办？别慌，有三种更正方法：划线更正、红字更正、补充登记。

划线更正适用于记账凭证没错、只是账簿登记时写错了的情况。在错误的数字或文字上划一条红线，在上方写上正确的，然后签章。注意，必须保留原来的字迹能看清楚，不能涂黑或者刮擦。

红字更正适用于记账凭证本身就用错了科目或金额的情况。先用红字做一张跟原来一模一样的凭证冲销，再用蓝字做一张正确的。很多新手不知道这个方法，直接在原凭证上改，这是不合规的。

补充登记适用于凭证和账簿都没错，只是金额少记了的情况。少多少补多少，再做一张差额的凭证就行。

说实话，这三种方法听起来简单，实际操作起来容易搞混。我见过一个客户，之前自己用Excel做账，发现错了直接改单元格，连痕迹都不留，后来审计的时候根本说不清楚。后来找我们做会计外包，我们给他建立了规范的错误更正流程，这才把账务理清楚。

五、财产清查和对账结账，月末的重头戏

财产清查就是定期盘点企业的资产，看看账上记的和实际有没有对上的。现金要盘，存货要盘，固定资产也要盘。账实不符的，要查明原因，该调整的调整，该报损的报损。

对账包括三个方面：账证核对（账簿和凭证对）、账账核对（总账和明细账对、日记账和总账对）、账实核对（账面和实际对）。三方面都对上了，才能结账。

结账就是月末把所有损益类科目结转到"本年利润"，然后算出当月和累计的利润。结账之后，当月的账就不能再改了，要改只能在下个月做调整。

这一步说起来简单，做起来烦。尤其是那些业务量大、单据多的企业，月底那几天恨不得住在办公室。我们加喜财税的会计团队做月末结账，有一套标准流程和多人复核机制，能保证在次月10号之前完成上月所有账务处理和报表编制，比很多企业自己做的效率高不少。

六、兼职会计和会计外包，怎么选？

很多中小企业面临一个选择：是招一个专职会计，还是找兼职会计，还是干脆把账外包出去？

我给您算笔账。上海地区招一个有点经验的专职会计，月薪至少8000-12000，加上社保公积金，一年成本15万往上。兼职会计一个月来几天，费用大概2000-4000。会计外包给专业机构，根据业务量不同，每月几百到两三千不等。

我的看法是：业务量不大、票据不多的初创企业，会计外包是性价比最高的选择。业务量上来了，可以考虑外包+兼职结合，或者招专职。关键是看你需要什么——你要的不只是有人帮你记账，而是账做得规范、报表看得懂、税务不出问题。

加喜财税从2013年做到现在，13年了，累计服务了上万家企业。我们做会计外包，不是一个人闷头做，而是有团队、有复核、有质量控制体系的。你交给我们的账，至少两个人经手，出错概率大大降低。而且我们熟悉上海地区的工商税务政策和办事流程，遇到问题能第一时间给出解决方案。

七、常见问题答疑

没有发票的支出能不能入账？

能入账，但不能税前扣除。账务处理上该记还是记，但汇算清缴时要做纳税调增。所以能要发票的尽量要，别图省事。

小规模纳税人需要做复式记账吗？

需要。不管是一般纳税人还是小规模纳税人，都要按复式记账法做账。只是小规模纳税人的科目设置可以简化一些。

做账和报税是一回事吗？

不是。做账是会计核算，报税是税务申报。账是税的基础，但两者规则不同。比如业务招待费，账上全额记费用，但税务上只能按发生额的60%扣除，且不超过收入的千分之五。

账做好了需要保存多久？

根据现行规定，会计凭证、账簿、报表等会计档案，保管期限一般是30年。涉及未了事项的，要长期保管。

会计做账这件事，说难不难，说简单也不简单。核心是规范、细致、坚持。你今天少记一笔，明天错用一个科目，日积月累，账就烂了。等到要融资、要审计、要应对税务检查的时候，再回来补，那成本就大了。

如果您自己不想操心这些事，交给专业的人来做。加喜财税，13年上海本地财税服务经验，持证经营，团队服务，明码标价，没有隐性收费。公司注册、代理记账、变更注销、财税咨询，一站式搞定。有需要的随时来找我聊，别客气。

本文仅供参考，具体税务处理建议咨询专业人士。